Wie du das CMS findest, das zu deinem Unternehmen passt
Die Entscheidung für ein CMS fällt in den meisten Unternehmen nach einer Funktionsliste. Zwei Jahre später hängt der Alltag an etwas ganz anderem, nämlich daran, wer ohne Rückfrage etwas ändern darf. Hier stehen die sechs Kriterien, die im Betrieb zählen, und wie du sie in vier Wochen prüfst.
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Warum die Systemfrage im Unternehmen selten eine Technikfrage ist
Wenn im Unternehmen die Frage nach dem richtigen CMS aufkommt, beginnt die Diskussion fast immer bei den Funktionen. Jemand legt eine Tabelle an, darin stehen Mehrsprachigkeit, Formulare, Schnittstellen und eine Volltextsuche, und am Ende gewinnt das System mit den meisten Haken. Zwei Jahre später benutzt niemand die Hälfte davon, während genau der Punkt, an dem der Alltag hängt, auf keiner Zeile stand.
Dieser Punkt lautet, wer ohne Rückfrage etwas ändern darf und wie eine Änderung freigegeben wird. Ein Redaktionssystem begleitet eine Website über Jahre, durch Personalwechsel, durch Kampagnen, durch eine neue Marketingleitung und durch mindestens einen Relaunch. Was in dieser Zeit zählt, ist nicht der Funktionsumfang am Tag der Entscheidung, sondern die Reibung pro Änderung. Ein System, in dem eine Preisanpassung drei Personen und vier Tage kostet, belastet dich stärker als jede Lizenz.
Deshalb lohnt es sich, die Frage umzudrehen. Statt zu fragen, was ein System alles kann, fragst du, welche zehn Änderungen bei euch im Jahr am häufigsten vorkommen und wer sie auslösen soll. Aus dieser Liste ergibt sich, welche Struktur die Website tragen muss, und die Struktur entscheidet über das System, nicht umgekehrt. Wie du diese Ordnung sauber aufsetzt, steht im Beitrag darüber, wie du deine Website so ordnest, dass Nutzer sie verstehen.
Sechs Kriterien, an denen sich ein CMS im Alltag entscheidet
Die folgenden Punkte tauchen in Auswahlprozessen selten weit oben auf, entscheiden aber darüber, ob ein System nach zwei Jahren getragen oder umgangen wird. Prüfe sie in dieser Reihenfolge, weil die ersten drei die späteren begrenzen.
Rollen und Rechte. Kann eine Fachabteilung ihre eigene Seite pflegen, ohne die Startseite zerlegen zu können? Ein System ohne feine Abstufung führt dazu, dass am Ende doch eine einzige Person alles macht.
Freigabe vor der Veröffentlichung. Gibt es einen echten Zwischenschritt zwischen Entwurf und Live, oder bedeutet Speichern bereits Veröffentlichen? In regulierten Branchen ist das kein Komfort, sondern Voraussetzung.
Gestaltungsgrenzen. Ein gutes System lässt Inhalte ändern und das Layout nicht. Genau darin liegt sein Wert, denn die Marke bleibt stabil, auch wenn zwölf Menschen daran arbeiten.
Barrierefreiheit im Werkzeug selbst. Ein Editor, der keine Alternativtexte einfordert und keine saubere Überschriftenhierarchie kennt, produziert dauerhaft Inhalte, die den Anforderungen nicht genügen.
Aufwand im Betrieb. Updates, Erweiterungen, Sicherheitslücken, Kompatibilität. Wer diesen Posten nicht einplant, bezahlt ihn trotzdem, nur später und unter Zeitdruck.
Ausstieg. Kommst du an deine Inhalte in einem brauchbaren Format heran, wenn du das System wechseln willst? Diese Frage stellst du am besten vor dem Einstieg.
Der vierte Punkt ist seit 2026 keine Kür mehr. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz nimmt einen großen Teil der Unternehmen in die Pflicht, und ein Werkzeug, das barrierefreie Inhalte erschwert, macht daraus eine Dauerbaustelle. Was konkret verlangt wird, steht im Beitrag dazu, was das BFSG 2026 von deiner Website verlangt. Ähnlich verhält es sich beim Datenschutz, denn die Wahl des Systems bestimmt mit, wo Daten liegen und wer sie verarbeitet, nachzulesen darin, was eine DSGVO konforme Website 2026 leisten muss.
Wo die verbreiteten Ansätze ihre Stärken haben
Grob lassen sich die Systeme, die für ein Unternehmen infrage kommen, in drei Familien sortieren. Die Grenzen verschwimmen an den Rändern, die Grundmuster sind aber stabil genug, um damit zu arbeiten.
Open Source Klassiker
WordPress und TYPO3 decken beinahe jede Anforderung ab, weil es für beinahe jede Anforderung eine Erweiterung gibt. Der Preis dafür ist der Betrieb. Jede Erweiterung ist Code von jemand anderem, der aktualisiert werden will und der bei einem großen Versionssprung im Weg stehen kann. TYPO3 bringt Rollen und Freigaben von Haus aus mit und ist deshalb in größeren Organisationen verbreitet, verlangt dafür aber eine Einführung, die niemand nebenbei erledigt.
Designgetriebene Plattformen
Systeme wie Framer oder Webflow führen Gestaltung und Inhalt in einer Oberfläche zusammen und liefern die Seite fertig optimiert aus. Für Marketingteams, die ohne Entwicklungstickets arbeiten wollen, ist das der kürzeste Weg von der Idee zur veröffentlichten Seite. Die Grenze liegt bei tiefen Schnittstellen in bestehende Systeme, etwa in ein Warenwirtschaftssystem oder einen Produktkatalog. Wie sich zwei dieser Welten im Detail unterscheiden, zeigt der Vergleich, ob Framer oder WordPress zu deiner Unternehmenswebsite passt.
Headless Systeme
Hier ist der Inhalt vom Aussehen getrennt und wird über eine Schnittstelle an beliebige Kanäle ausgeliefert, an die Website, an eine App, an einen Bildschirm im Empfang. Das ist die richtige Wahl, wenn derselbe Inhalt an mehreren Stellen erscheinen muss. Es ist die falsche Wahl, wenn es nur um eine Website geht, weil die Redaktion dann ohne Vorschau arbeitet und jede Darstellungsform einzeln entwickelt werden muss.
Gemessen an den Kriterien aus dem vorigen Abschnitt ergibt sich damit folgendes Bild.
Kriterium | Open Source Klassiker | Designgetriebene Plattform | Headless System |
|---|---|---|---|
Rollen und Freigaben | fein abstufbar, bei TYPO3 im Kern enthalten | einfach gehalten, für kleine Redaktionen ausreichend | hängt vollständig vom gewählten Dienst ab |
Aufwand im Betrieb | hoch, Updates und Erweiterungen dauerhaft | gering, die Plattform pflegt sich selbst | mittel, dafür zwei Systeme statt einem |
Gestaltungsgrenzen | über Vorlagen gesetzt und im Zweifel umgehbar | im System verankert und schwer zu brechen | liegt allein im selbst gebauten Frontend |
Schnittstellen zu Bestandssystemen | umfangreich, meist über Erweiterungen | begrenzt, oft über Zwischendienste | der eigentliche Zweck des Ansatzes |
Passt am ehesten zu | vielen Redakteuren und gewachsener Struktur | Marketingteams mit hohem Tempo | mehreren Ausspielkanälen |
Was Rollen und Freigaben im Alltag wirklich kosten
Die Nielsen Norman Group unterscheidet drei Modelle, nach denen Inhalte in Organisationen gepflegt werden, nämlich zentral in einer Redaktion, verteilt in den Fachabteilungen oder als Mischung aus beidem. Jedes Modell hat einen typischen Fehler. Zentral entsteht ein Flaschenhals, verteilt entsteht Wildwuchs, und die Mischform funktioniert nur, wenn die Grenze zwischen beiden im System abgebildet ist und nicht bloß in einer Vereinbarung.
Genau hier trennt sich ein System, das getragen wird, von einem, das umgangen wird. Wenn eine Fachabteilung drei Wochen auf eine Textänderung wartet, entsteht keine bessere Qualität, sondern ein PDF, das per Mail verschickt wird. Die Rechteverwaltung ist deshalb keine Verwaltungsaufgabe, sondern der Hebel, mit dem du steuerst, wie viele Änderungen überhaupt im System landen und wie viele daran vorbei.
Der zweite Posten, der regelmäßig unterschätzt wird, ist die laufende Pflege. Ein System mit vielen Erweiterungen braucht einen festen Takt aus Aktualisierungen, Prüfungen und Sicherungen, sonst verliert die Seite still an Substanz. Warum das nicht optional ist, steht im Beitrag darüber, warum eine Website ohne Pflege an Sichtbarkeit verliert. Und weil jede Erweiterung zusätzlichen Code in die Seite trägt, entscheidet die Systemwahl auch über die Werte, an denen Google die Nutzererfahrung misst, nachzulesen darin, warum INP jetzt über dein Google Ranking entscheidet.
Wie du die Auswahl in vier Wochen belastbar machst
Auswahlprozesse scheitern selten an fehlenden Informationen, sondern an zu vielen. Vier Wochen reichen aus, wenn du in dieser Reihenfolge vorgehst und jede Stufe abschließt, bevor die nächste beginnt.
Sammle die zehn häufigsten Änderungen des vergangenen Jahres und notiere zu jeder, wer sie ausgelöst hat und wie lange sie gedauert hat. Das ist deine Messlatte, alles Weitere wird daran geprüft.
Lege fest, welche Rollen es geben soll und was jede davon ohne Freigabe tun darf. Diese Festlegung ist eine Entscheidung der Organisation und nicht der IT, und sie fällt vor der Systemauswahl.
Lass dir von zwei bis drei Anbietern genau diese zehn Änderungen im System zeigen, live und mit euren eigenen Inhalten. Eine Vorführung mit Musterdaten beweist nichts.
Prüfe zum Schluss den Ausstieg. Exportiere testweise die Inhalte und sieh dir an, was dabei ankommt. Wer diesen Punkt erst beim Wechsel klärt, verhandelt aus der schwächsten Position heraus.
Zwei Sonderfälle verdienen eine eigene Runde. Zieht ein bestehender Auftritt mit gewachsenen Rankings um, überlagert die Migrationsfrage die Systemfrage, und sie entscheidet über Sichtbarkeit. Was dabei zu beachten ist, steht darin, wie du beim Website Relaunch deine Rankings mitnimmst. Sind mehrere Sprachen im Spiel, gehört die Sprachlogik in die Systemauswahl und nicht in ein späteres Projekt, wie der Beitrag darüber zeigt, wann sich eine mehrsprachige Website wirklich lohnt. Beides gehört ohnehin in ein sauberes Briefing, dessen Aufbau du dort findest, warum die meisten Webprojekte am Briefing scheitern.
Fazit: Das richtige CMS ist das, mit dem dein Team wirklich arbeitet
Ein CMS für Unternehmen wird nicht danach ausgewählt, was es alles kann, sondern danach, was im Alltag ohne Rückfrage gelingt. Die Systeme unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als in der Frage, wie viel Reibung eine einzelne Änderung erzeugt und wie stabil die Marke bleibt, wenn viele Hände daran arbeiten. Wer Rollen, Freigaben und Betriebsaufwand vor der Auswahl klärt, trifft eine Entscheidung, die auch in drei Jahren noch trägt.
Wenn du diese Klärung nicht allein führen willst, sondern mit jemandem, der die Folgen jeder Variante aus laufenden Projekten kennt, findest du den passenden Rahmen in unseren Leistungen. Für eine Einschätzung zu eurer konkreten Ausgangslage melde dich einfach bei uns.
Quellen
W3C Web Accessibility Initiative: Warum Autorenwerkzeuge darüber entscheiden, ob barrierefreie Inhalte überhaupt entstehen
w3.org/WAI/standards-guidelines/atagNielsen Norman Group: Drei Modelle der Inhaltspflege in Organisationen, zentral, verteilt und als Mischform
nngroup.com/articles/intranet-content-managementW3C: Die Erfolgskriterien der Web Content Accessibility Guidelines in der Fassung 2.2
w3.org/TR/WCAG22Google web.dev: Welche Werte der Core Web Vitals die Nutzererfahrung einer Seite messen
web.dev/articles/vitals
